1. Cos'è il whistleblowing e chi è un whistleblower?

Il whistleblowing è uno strumento che consente ai dipendenti o terze parti (ad esempio i fornitori) di segnalare in modo riservato eventuali illeciti riscontrati durante la propria attività lavorativa.

Il whistleblower è la persona che individua un illecito o un'irregolarità sul luogo di lavoro, durante lo svolgimento delle proprie mansioni e decide di segnalarlo alla società o ente di appartenenza o ad un'autorità che possa agire efficacemente al riguardo.

Il whistleblower è tutelato dalla normativa. In ottemperanza al D. Lgs. 23/2024, le Società del Gruppo ViViBanca garantiscono le tutele di seguito indicate sia nei confronti del Segnalante sia nei confronti delle persone fisiche e giuridiche allo stesso collegate (a titolo esemplificativo: il facilitatore; le persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante e che sono legate ad essi  da uno stabile legame affettivo o di parentela entro  il quarto grado; i colleghi di lavoro della persona segnalante, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente; agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali le stesse persone lavorano nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone)

1. Tutela alla riservatezza

• L'identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni;
• La protezione riguarda non solo il nominativo del segnalante ma anche tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante;
• La segnalazione è sottratta all’accesso agli atti amministrativi e al diritto di accesso civico generalizzato;
• La protezione della riservatezza è estesa all’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante

 

2. Protezione dei dati personali

• Il trattamento di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni è effettuato dai soggetti del settore pubblico e privato, nonché da ANAC, in qualità di titolari del trattamento, nel rispetto dei princìpi europei e nazionali in materia di protezione di dati personali, fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte nelle segnalazioni, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.
• Inoltre, i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del regolamento (UE) 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’articolo 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
• Le segnalazioni interne e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui alla normativa europea e nazionale in materia di protezione di dati personali.

 

3. Divieto di ritorsione

• E’ vietato ogni qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare, alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto, da intendersi come danno ingiustificato.

 

2. Come posso inviare una segnalazione?

Il sistema Segnalazioni.net prevede due modalità che possono essere presenti contemporaneamente o meno, in base alle scelte del Responsabile del Whistleblowing:

Utente Registrato: crei un account tramite il quale accedi con username e password (scelte da te) alle tue segnalazioni. In questo caso la tua identità è disponibile al destinatario Responsabile, ma è separata dalla segnalazione e nascosta.

Utente non registrato: crei la segnalazione e accedi ad essa tramite i codici rilasciati dal sistema. Custodisci con cura il codice e la password perché in caso di smarrimento non avrai più accesso alla tua segnalazione. Se hai indicato nome e cognome, la tua identità resterà nascosta ma accessibile solo al destinatario della segnalazione. Se preferisci restare anonimo, se questa modalità è stata prevista, non indicare riferimenti che potrebbero far risalire alla tua identità. Se alleghi dei file, ricorda di verificare che non contengano riferimenti alla tua identità, anche all’interno dei metadata. Se richiesto dal Responsabile, potrai comunicare la tua identità, successivamente, tramite l’area messaggi.

Per motivi di riservatezza, per l’invio della segnalazione non potrà essere utilizzato un indirizzo di posta aziendale.

 

3. Da chi e come viene gestita la mia segnalazione?

Le segnalazioni sono gestite dai Responsabili dei Sistemi interni di Segnalazione, individuati rispettivamente in:

• Il Responsabile della Funzioni Internal Audit e della Funzione Compliance, per quanto concerne i Sistemi interni di Segnalazione ex art. 52 bis TUB
• Un Legale esterno, già consulente degli Organismi di Vigilanza del Gruppo ViViBanca, per quanto concerne i Sistemi interni di Segnalazione ex D. lgs. 24/2023

 

4. Come posso verificare l'andamento della mia segnalazione?

Se sei un utente REGISTRATO o hai indicato l’indirizzo e-mail come UTENTE NON REGISTRATO, riceverai una notifica via e-mail nel caso in cui il Responsabile voglia richiederti ulteriori informazioni o chiarimenti. Se non ricevi notifiche, verifica anche nella casella dello spam. Ad ogni modo ti consigliamo di accedere periodicamente alla tua segnalazione per verificare direttamente se hai delle richieste o semplicemente per consultare lo stato di lavorazione.

5. Come posso integrare la segnalazione?

Dopo aver inviato la segnalazione puoi integrarla, accedendo alla segnalazione stessa e inserendo un messaggio nell’area “messaggi”.

6. Quali fatti o atti posso segnalare?

Nella home page al link “COSA SEGNALARE” è presente l’elenco degli argomenti che possono essere segnalati

All’interno del modulo della segnalazione troverai un elenco di tematiche, utilizza una di queste.

7. Come viene gestita la mia identità?

Le segnalazioni e l'identità del Whistleblower sono altamente riservate; Il software nasconde l’identità del segnalante. L'accesso all'identità del segnalante è comunque concesso esclusivamente al Responsabile della segnalazione, tramite una procedura di sicurezza, che registra l'accesso all'identità, con richiesta della motivazione. Nel caso in cui il responsabile abbia visualizzato la tua identità, verrai informato dalla piattaforma tramite un avviso. Il sistema non utilizza sistemi di log che consentano di risalire all’identità di chi invia una segnalazione.